اعقد الاجتماع فقط حين يحتاج الأمر إلى نقاش أو قرار، وأرسل جدول الأعمال والمطلوب من كل حاضر مسبقًا، واقصر الدعوة على من يلزم حضوره. واختم كل اجتماع بقرارات مكتوبة ومهام لكل منها مسؤول وموعد، وراجعها في بداية الاجتماع التالي.
خطوة بخطوة
- 1
اسأل هل يلزم اجتماع
التحديثات والمعلومات تكفيها رسالة أو تقرير مكتوب، والاجتماع للنقاش وحل المشكلات واتخاذ القرار.
- 2
جدول أعمال بهدف واضح
بنود قليلة لكل منها وقت محدد والقرار المطلوب، يصل إلى الحاضرين قبل الاجتماع مع أي أرقام يحتاجون قراءتها.
- 3
الحضور بقدر الحاجة
من يملك القرار، ومن يملك المعلومة، ومن سينفذ، أما من يحتاج النتيجة فقط فيكفيه المحضر.
- 4
أدر الوقت والنقاش
التزم بموعد البدء والانتهاء، وعيّن من يدير النقاش ويعيده إلى البند كلما خرج عنه، ومن يسجل القرارات.
- 5
اختم بقرارات ومهام
كل قرار مكتوب، وكل مهمة لها مسؤول واحد وموعد، ويُرسل المحضر في اليوم نفسه.
- 6
ابدأ بالمتابعة
افتح الاجتماع التالي بالمهام السابقة: ما الذي تم، وما الذي تأخر، ولماذا.
اجتماع بلا محضر ولا مسؤولين عن المهام يُعاد عقده بعد أسبوع لمناقشة الموضوع نفسه، فيتحول وقت الفريق إلى كلام بلا نتيجة.
- ازاي اخلي الاجتماعات مفيدة
- قواعد إدارة الاجتماعات